Hace un tiempo ya que me dedico a ayudar a empresas a dar sus primeros pasos en la adquisición de clientes outbound.
A veces lo hago ayudándolos a crear sus procesos de prospección in-house, para que luego ellos solos puedan ejecutarlo y empezar a tener respuestas, reuniones y clientes.
Otras veces yo ejecuto las campañas por ellos, con mi propio set de herramientas y con mi equipo.
Sin importar la modalidad de trabajo, escucho una y otra vez las mismas preguntas repetirse.
1️⃣ ¿Cuándo vamos a ver los primeros resultados?
Esta es una pregunta que todos hacen. Y está muy bien que la hagan, yo también lo preguntaría.
Pero hay dos problemas acá, uno de las propias empresas y otro de otros proveedores en este tipo de proyectos.
Con respecto a lo primero, muchas veces esta pregunta viene acompañada de una necesidad por resultados inmediatos. Obviamente, a todos nos gustan los resultados inmediatos y es un home run cuando pasa, pero la realidad es otra: los procesos outbound necesitan de iteración para poder traer resultados.
Esa necesidad por resultados inmediatos muchas veces viene de buscar en outbound una bala de plata que pueda salvar o hacer crecer exponencialmente el negocio porque otros canales no están funcionando. Spoiler alert: probablemente eso no suceda.
⛔ Expectativa: lanzar las primeras campañas y agendar cientos de reuniones
✅ Realidad: lanzar las primeras campañas, de a poco obtener resultados y luego escalar
El otro problema con esta pregunta son otras empresas y consultores del sector.
Seguro más de una vez viste empresas prometiendo X cantidad de reuniones a los pocos días de haber comenzado, y luego otras tantas mes a mes.
En mi experiencia, es algo que va a variar muchísimo de cliente a cliente, y parte de trabajar sobre el proceso outbound es entender cuál sería un número realista de reuniones para ese cliente dado su segmento de mercado objetivo, buyer personas y demás.
⛔ Expectativa: 20 reuniones calificadas todos los meses
✅ Realidad: la agencia que contratamos nunca llegó a ese target
Gatear. Caminar. Correr. Volar.
Cada etapa es importante para entender cómo funciona outbound en nuestro caso y para tener todo lo necesario para escalar.
Por cierto: al lanzar un proceso outbound, mi objetivo con las primeras campañas es que haya respuestas.
Si hay respuestas, los mensajes están llegando.
Después me intereso por las reuniones.
2️⃣ ¿Cuándo podemos esperar cerrar el primer cliente outbound?
Respuestas -> Reuniones -> Clientes
Para cerrar clientes primero necesitas tener varias reuniones.
Y para tener reuniones primero vas a necesitar tener varias respuestas.
Para poder responder a esta pregunta es necesario también ver algunas métricas claves del proceso de venta, especialmente el close rate y el average deal cycle.
Con esto vamos a poder entender cuántas reuniones vamos a tener que generar aproximadamente para poder esperar que se cierre una venta, y a los cuántos días desde la primera reunión podemos esperar aproximadamente que se cierre el deal.
⛔ Expectativa: cerramos el primer cliente a los pocos días de lanzar las campañas
✅ Realidad: tuvimos que generar 8 reuniones para cerrar un nuevo cliente en 40 días
Obviamente, si tus ciclos de venta son más cortos, podés cerrar tus primeros clientes outbound mucho antes.
3️⃣ ¿Es necesario usar estas herramientas?
La respuesta suele ser si.
El universo outbound está lleno de herramientas.
No se trata de sumar nuevas herramientas por que si.
Se trata de tener un conjunto de herramientas (probablemente no más que dos o tres, y en algunos casos hasta una sola) que nos ayuden a integrar un verdadero proceso.
Si, ya se que estas herramientas ofrecen un free trial. Pero probablemente usando free trials no podamos hacer ni un cuarto de lo que hacemos con la versión paga de la herramienta, y nos va a dejar un proceso 100% fragmentado que va a ser muy tedioso de ejecutar.
Esto se trata de crear el mejor proceso posible (y el más eficiente) al menor costo posible.
Mi recomendación siempre es que entiendas muy bien qué función cumplirá cada herramienta dentro del proceso outbound y que tan necesaria es.
⛔ Expectativa: usemos 10 free trials para ahorrarnos 50 USD/mes
✅ Realidad: el SDR tardaba 3 días en crear una lista, con 50 USD/mes lo hacía en dos horas.
FAQ
💫 ¿Cuánto tiempo lleva ver los primeros resultados en un proceso outbound?
Realidad: Los primeros resultados, como respuestas a tus mensajes, pueden empezar a verse tras las primeras campañas. Sin embargo, agendar reuniones y cerrar clientes puede llevar más tiempo y requiere iteración.
💫 ¿Es posible predecir la cantidad exacta de reuniones que se pueden agendar al mes?
Realidad: La cantidad de reuniones varía según el cliente, su segmento de mercado y otros factores. Es importante establecer expectativas realistas y adaptar el proceso a cada caso.
💫 ¿Cómo saber cuándo cerraremos el primer cliente outbound?
Realidad: Dependerá del close rate y del average deal cycle de tu proceso de venta. Podrías necesitar generar varias reuniones antes de cerrar un cliente, y esto podría tomar varios días o semanas.
💫 ¿Es necesario utilizar herramientas pagas para el proceso outbound?
Realidad: Aunque las herramientas gratuitas pueden ser tentadoras, las versiones pagas suelen ofrecer mayores capacidades y eficiencia, permitiendo un proceso más integrado y menos fragmentado.
💫 ¿Cuántas herramientas se necesitan para un proceso outbound efectivo?
Realidad: Generalmente, no más de dos o tres herramientas bien seleccionadas y que se complementen entre sí para cubrir diferentes aspectos del proceso outbound.
cuento algunas de las cosas que fui aprendiendo (y aprendo) en +5 años haciendo outbound, manejando equipos outbound y ayudando a empresas a poner en marcha procesos outbound.
