Outbound dejó de ser darle play a una herramienta de automatización.
Bah, en realidad nunca lo fue.
Siempre fue necesario desarrollar nuestros buyer personas y perfil de cliente ideal, segmentar nuestros mensajes y propuestas de valor, personalizar mensajes y demás.
Pero antes podías tener algún tipo de resultado sin hacer todo eso.
A través de distintos medios, pero con los mismos resultados.
Un envío casi infinito de emails de prospección automatizados, bastante genéricos, pero que de mínima traían algunos resultados por mes.
No había demasiados problemas para hacer estos envíos, desde una sola dirección de correo electrónico se podían enviar miles de emails por día sin ningún tipo de problema.
No existía penalización alguna, simplemente se podía hacer y traía resultados.
Todo eso cambió en 2023.
Y va a seguir cambiando en 2024.
Tenemos que prestarle atención a nuestra infraestructura outbound.
A los cimientos que van a hacer que tengamos un proceso outbound escalable de forma segura y sin mayores problemas.
Infraestructura Outbound
Esta infraestructura en sí va a tener distintos elementos.
Por un lado vamos a tener los canales, y todos los elementos necesarios para poder realizar las actividades necesarias en cada canal, y luego vamos a tener las herramientas que van a integrar cada uno de los canales y nos van a ayudar a crear un verdadero proceso.
Lo más crítico de todo esto, y probablemente el mayor cambio, esté en la parte de email.
Todos los días hablo con empresas y SDRs a los cuales Google les bloquea la cuenta de email cada vez más seguido.
Esto puede parecer inofensivo al principio, o no más que un contratiempo. Solo basta con pedir que nos desbloqueen la cuenta y estamos listos para seguir.
El problema es que cada vez que sucede eso, nuestra reputación -la reputación del dominio desde el cual enviamos- se daña cada vez más.
De esta forma, en algún punto, probablemente nuestros emails empiecen a llegar en SPAM.
Y en algún momento no solo los nuestros, sino los de cualquier persona que envíe emails desde el mismo dominio que usamos nosotros.
Imaginate a alguien de administración queriendo enviarle una factura a un cliente y su email llegando a SPAM.
Por eso hoy buscamos eliminar ese riesgo, y ahí es donde entran los dominios secundarios. Con estos dominios podemos separar nuestro proceso outbound del resto de los emails que envíe nuestra empresa.
Lo otro que nos va a permitir el uso de dominios secundarios es la posibilidad de escalar el volumen de emails que enviamos. Hasta 2023 la forma de escalar volumen era simplemente decirle a nuestra herramienta de secuencias que queríamos enviar más emails y agregando más contactos a nuestra secuencia.
Tal vez se enviaban hasta un par de emails por minuto, dando como resultado más de mil al día.
Hoy para llegar a ese volumen debemos escalar de forma horizontal: con más casillas de emails.
Así, si queremos enviar 1000 emails por día, probablemente vamos a necesitar unas 35 casillas de email en unos 15 dominios distintos.
35 (num. de casillas) * 3 (emails por hora) * 10 (horas en el día para envíos) = 1050 (emails/día)
Pero esta infraestructura va más allá de tener dominios y direcciones de emails secundarios.
También se trata de:
- Tener registros SPF, DKIM y DMARC bien configurados en cada dominio.
- Distanciar mucho (15-20 minutos) el envío de cada email.
- Asegurarte de que estamos enviando mensajes relevantes y bien targeteados.
- Usar spintax para diversificar nuestro mensaje.
También se trata de tener un inbox principal donde podamos ver los correos de todas las casillas que tenemos.
Y por supuesto, de utilizar herramientas que se adapten a esta nueva realidad.
Si nos salimos de email, hay otros elementos que también son importantes para nuestra infraestructura.
Si hablamos de LinkedIn, tenemos que tener un perfil muy bien trabajado, con contenido (al menos al mínimo indispensable), que realmente parezca una mini landing page mostrando quienes somos y a quienes ayudamos.
Si vamos a automatizar LinkedIn, ahí ya debemos entender cuáles son los límites de LinkedIn y jugar de forma segura dentro de ellos. Y saber exactamente cómo funciona la herramienta que hayamos elegido, para evitar que nos suspendan la cuenta.
El teléfono, por su parte, tiene sus propias complejidades.
Hoy por hoy, resulta necesario el uso de alguna herramienta de llamados (como Apollo, Aircall, Ringover, etc.) para poder centralizar todo en un solo lugar y resolver el tema de los números telefónicos desde los cuales llamar.
Pero también se puede ir más allá y tener un parallel dialer, una herramienta que llama a muchas personas en paralelo y va pasando quienes contestan al SDR. De esta forma, en vez de llamar 1:1, podemos agilizar el tiempo y que la herramienta nos vaya conectando con aquellos que contestaron.
Pero lo más crítico de la infraestructura telefónica tiene que ver para mí con cómo conseguimos los números de teléfono de nuestros clientes potenciales.
Hasta 2020 no había mayor discusión: llamabas a la empresa, pedías hablar con tal y listo.
A lo sumo tenías que pasar antes por algún asistente que no quería pasarte, pero no más que eso.
Con la pandemia, muchos de nuestros clientes potenciales ya no tuvieron que ir a una oficina, entonces no hubo empresa a donde llamar para que nos pasen con tal.
Y los proveedores de data empezaron a incluir data móvil.
Conseguir esos números es mucho más difícil.
Y en el caso de Latam y España, pocas veces están acertados.
Entonces, tenemos que asegurarnos de que tenemos un sistema que nos permita recolectar y validar números de teléfono (de empresas y móviles) sin mayores inconvenientes.
Finalmente, todos estos canales, o mejor dicho, las actividades que hagamos en cada uno, no pueden ser silos de data/información.
Todo tiene que ser parte de un sistema que se integre entre sí y donde podamos ver todo sobre nuestro proceso outbound.
Y ojo, acá ni siquiera hablo de herramientas. Puede hasta ser un Google Sheets donde llevemos todos los registros.
Pero debe existir para poder medir lo que hacemos, resultados e identificar puntos de mejora.
cuento algunas de las cosas que fui aprendiendo (y aprendo) en +5 años haciendo outbound, manejando equipos outbound y ayudando a empresas a poner en marcha procesos outbound.
