Mis Recomendaciones de Herramientas Outbound según Presupuesto

Siempre digo que el universo de herramientas outbound es enorme y que esto no era así hace 4 años, por ejemplo, cuando me tocó empezar a hacer outbound.

La realidad es que en esos 4 años cambiaron muchísimas cosas, y ahora hay más herramientas que nunca para hacer más fácil el día a día de todos los que hacemos outbound. La realidad también es que hay herramientas muy buenas y herramientas que no compraría jamás, así como también hay herramientas que no valen lo que salen y otras que tienen un precio super competitivo por todo lo que ofrecen.

Lo mejor de todo esto es que hoy por hoy hay herramientas para todos los presupuestos. Y no importa si tu presupuesto es acotado, probablemente puedas encontrar herramientas que se adapten a tu situación y hagan bien su trabajo.

De hecho, y como regla casi general, veo a las empresas que tienen vía libre para contratar herramientas como las que generalmente no están usando las herramientas adecuadas: terminan pagando demasiado por usar múltiples herramientas que rara vez se integran entre sí de forma eficiente.

Un poco la idea de este post es contar qué herramientas elegiría yo personalmente dependiendo del presupuesto mensual con el que cuente. Para ello voy a utilizar 3 segmentos:

• Por 0 USD/mes
• Hasta 99 USD/mes
• Hasta 300 USD/mes

Algunas condiciones: esto corresponde sólo a gastos outbound que se den de forma recurrente cada mes por usuario.

Vamos a ver cada categoría:

Herramientas Outbound Gratuitas

Si este fuese mi presupuesto mensual elegiría la versión gratuita de Apollo.io sin dudarlo ni un segundo.

Si, tiene muchas limitaciones. Pero es de las únicas herramientas que te permite usar sus funcionalidades core de forma gratuita.

Mi foco en esta herramienta estaría puesta del lado de la data, la usaría especialmente para buscar personas y cuentas que sean un buen fit para mi solución.

A estas personas les enviaría mensajes a través de LinkedIn (gratuito) y además de aprovechar las funcionalidades básicas de secuencias que Apollo ofrece, enviaría emails de forma manual.

No creo que esta sea una forma eficiente de hacer outbound y mucho menos sostenible o escalable, tampoco vas a poder crear un verdadero proceso outbound de esta forma, pero si tu situación presupuestaria es esa, es la mejor opción que tenés.

El resto de las herramientas no ofrecen planes gratuitos y los planes más básicos son más caros que 25 USD/mes.

Outbound Stack de Hasta 99 USD/mes

Acá ya empezamos a tener distintas opciones, ya que muchas herramientas ofrecen planes que se adaptan a este presupuesto.

En el último tiempo hay una clara tendencia de las herramientas outbound a querer ser plataformas de ventas all-in-one, y por eso ofrecen cada vez más funcionalidades.

Originalmente siempre teníamos dos tipos de herramientas: las de data y las de secuencias. Estas funcionaban de forma independiente: de una sacabas los datos de contacto de tus clientes potenciales, y a través de la otra los contactabas. Ahora esa diferencia es cada vez más difusa, y la tendencia es que cada vez más y más herramientas ofrezcan ambas funcionalidades.

A mi entender, la que mejor lo hace es, una vez más, Apollo.io. El plan de 99 USD/mes es super completo, y ofrece de todo para tener un verdadero proceso outbound:

• Búsquedas y datos de contacto con muchísimos filtros
• Secuencias multicanal
• Intent Data
• CRM para seguimiento de oportunidades
• Integraciones con otros CRMs
• Dialer
• Warm up de emails

Si tuviese que definir mi stack por menos de 99 USD/mes, definitivamente elegiría esta opción si quisiera inclinarme por una plataforma all-in-one, por sobre herramientas como Snov.io, Kaspr o Reply.io (todas tienen precios muy similares). La única que podría competir con esto es Lemlist cuando efectivamente tenga su función de data abierta al público (próximamente).

Ahora bien, si tuviese que elegir el stack para un proceso intensivo en teléfono, buscaría sumar alguna herramienta de llamadas. 

Así, tal vez me inclinaría por el plan de $49 USD/mes de Apollo para tener acceso a data y funcionalidades de secuencias de email y sumaría una herramienta como Ringover por 30 USD/mes.

Outbound Stack de Hasta 300 USD/mes

Acá básicamente ya vamos a poder elegir lo que queramos. Se trata de ser sabios y elegir herramientas que realmente nos den un salto de calidad en nuestro proceso outbound.

El stack que les voy a mostrar a continuación es muy similar al que uso con algunas de las empresas con las que trabajo, y es mi favorito para este tipo de presupuestos. Incluye:

• 8 casillas de correo en Google Workspace: 35 USD/mes.
• Apollo.io plan de 49 USD/mes.
• Clay.com: 149 USD/mes
• Smartlead: 39 USD/mes

Da un total de 272 USD/mes. Con este tipo de herramientas podemos crear procesos muy poderosos, paso a detallar cómo encaja cada una de estas herramientas en este proceso.

Las 5 casillas de correo electrónico son para no tener problemas de deliverability, permitiéndonos aumentar nuestro volúmen sin problemas. Apollo.io en este caso lo vamos a usar sólo para la parte de data, va a ser nuestro lugar para buscar empresas que sean un buen fit para nuestra solución. Pero también vamos a utilizar la API de esta herramienta, la cual vamos a utilizar en Clay.

Clay es una herramienta que nos permite automatizar workflows outbound, y que nos da acceso a numerosas herramientas dentro de su propia interfaz. Lo pueden pensar como una spreadsheet, pero desde la cual podemos automatizar nuestra búsqueda y enriquecimiento de datos.

Entonces, en Clay vamos a buscar personas, y vamos a utilizar la API de Apollo para encontrar los datos de contacto de estas personas. De la misma forma, vamos a usar la conexión de Clay con herramientas como Debounce para verificar los datos de contacto, así como el acceso a otras herramientas para enriquecer nuestra info. Clay también tiene conexión con ChatGPT, por lo que podemos usar la interfaz de Clay y la información que fuimos recolectando para que ChatGPT escriba emails personalizados para cada persona o empresa.

Finalmente, cuando tengamos nuestra lista de contactos, vamos a utilizar Smartlead para hacer los envíos, ya que cuenta con funcionalidades muy interesantes de deliverability. Acepta una cantidad ilimitada de casillas de correo electrónico desde las cuales podemos enviar emails, tiene una función de inbox rotation y podemos ver todas las respuestas que recibamos en el master inbox que esta herramienta ofrece.

Como dije antes, el universo de herramientas outbound es enorme. Acá te dejo una lista con varias herramientas ordenadas por categoría y con los planes y precios de cada una 🙂